WE KNOW THE LAWS OF CHANGE

Implementação do Canal de Denúncias

Speak UP

Porque são as empresas obrigadas a ter uma Solução de Whistleblower (Proteção De Denunciantes)?

Situações de má conduta nas empresas são, muitas vezes, identificadas pelos próprios colaboradores. Para garantir a proteção dos denunciantes, a UE aprovou a diretiva de proteção dos denunciantes (transposta para lei nacional), exigindo-se às empresas que implementem sistemas de proteção de denunciantes e canais de denúncia.

Aceda aqui ao Guia Prático que preparamos para esclarecer as suas dúvidas e garantir que está preparado para implementar um sistema de proteção de denunciantes e um canal de denúncias:

Whistleblower e Canais de Denúncia: O que precisa (mesmo) de saber!

 

Empresas com 50 ou mais trabalhadores têm de implementar um canal de denúncia e aplicar os respetivos procedimentos, garantindo:

Cumprimento legal (UE + Portugal)

Identificação de más-condutas

Proteção de colaboradores e clientes

Proteção dos valores da empresa e gestão de riscos

FAQ’s

Quem gere e implementa o canal de denúncia?

Ao implementar e administrar um canal de denúncias, o empregador, pode optar por:

  • Ser responsável pelo canal internamente.

Neste caso, deve ser selecionada uma pessoa independente da empresa (ou departamento) que recebe os alertas e se encarrega do contato com o denunciante.

Ou

 

  • Garantir que uma entidade externa é responsável pelo canal. Será essencial garantir o conhecimento e experiência na área do Direito Laboral e RGPD, para além do domínio da própria Diretiva e Lei do Whistleblower, assegurando todos os cumprimentos legais.
Pode existir um gestor externo a "tratar" das denúncias?

Sim, desde que enquadrado com o previsto na lei.

A NOVA Legal tem uma equipa experiente que pode atuar como gestora externa da sua organização, sendo responsáveis por:

– Receber as denúncias;
– Follow-up das denúncias – no prazo legal previsto de 7 dias;
– Manter o contacto com o denunciante;
– Elaborar o relatório da denúncia – no qual recomendaremos eventuais ações a tomar pela organização.

Todo o processo é auditável e demonstrável perante as autoridades, com o apoio da NOVA Legal, garantindo a máxima isenção e o cumprimento de todas as normas e legislação aplicáveis.

Inclui, também, formação periódica aos principais intervenientes no sistema de proteção de denunciantes da organização.

O que pode ser denunciado?

As matérias abrangidas pela diretiva europeia reconduzem-se a infrações penais como a utilização indevida de meios financeiros, furto, violação de qualquer dever de confidencialidade, fraude, peculato, suborno, incluindo violações graves ou repetidas.

Assuntos relacionados com a própria relação de trabalho do colaborador, como violações de diretrizes internas, licenças médicas (baixas), ou similares, não estão, à partida, incluídas no sistema de proteção de denunciantes.

No entanto, se a denúncia se referir a situações de âmbito laboral, relacionada com, por exemplo, delitos graves ou condições do próprio local de trabalho, como seja o assédio sexual e outros conflitos graves, essa denúncia já estará coberta pela Diretiva de Proteção de Denunciantes.

É comum, refira-se, algumas empresas e organizações aproveitarem a implementação deste esquema de proteção de denunciantes, para irem mais além e utilizarem o canal como uma forma interna de gestão de riscos, condições de trabalho, segurança e mesmo expectativas e liberdade de todos aqueles que diariamente colaboram para o futuro da organização.

Como é o denunciante protegido contra eventuais retaliações?

A Diretiva sobre Proteção de Denunciantes (Whistleblower) exige a proibição total de qualquer forma de retaliação.

Uma denúncia não deve originar um tratamento desfavorável ou reações contra o denunciante.

Nem os denunciantes (ou quaisquer outros) que cumpram as condições de proteção da Diretiva podem ser objeto de retaliação, tentativa de retaliação ou ameaças de retaliação. Caso isso aconteça, os próprios denunciantes terão direito a uma indemnização por danos imateriais.

Que documentação deve ser mantida?

Antes de implementar o esquema de proteção de denunciantes, o empregador deve, pelo menos:

  • Definir uma política de denúncias;
  • Definir um procedimento escrito sobre como as denúncias são tratadas;
  • Manter um arquivo de toda a documentação relativa à implementação do sistema de proteção de denunciantes para eventuais processos de validação

Se a empresa optar por um gestor externo do sistema de denúncias, deverá garantir que este cumpre os requisitos da legislação respetiva. Será importante, por exemplo, garantir que como o fornecedor externo, irá processar correta e legalmente os dados recolhidos no âmbito das suas funções.

Quais os custos de implementação?

Ao preparar a implementação destes procedimentos, deve considerar 2 valores:

1. Implementação jurídica e adequação de procedimentos

+

2. Canal de Denúncias

 

Confira os valores aqui:

 

1. Implementação do esquema de proteção de denunciantes:

Definição de um esquema de proteção de denunciantes desenhado especificamente para a sua organização e que inclui os procedimentos e documentação legalmente necessários, ou seja:

a) política de proteção de denunciantes e procedimento interno de proteção de denunciantes;

b) definição da equipa de gestão de denúncias e respetivas responsabilidades;

c) formação base aos colaboradores-chave;

d) validação da conformidade com a política de proteção de dados pessoais em vigor na organização;

e) validação da conformidade com o código de conduta em vigor na organização;

f) integração das políticas e definição das mesmas no Canal de Denúncias;

g) comunicações iniciais da implementação do Canal de Denúncias aos colaboradores.

Valor (one time fee): € 1.370,00 + IVA

2. Plataforma tecnológica – Canal de Denúncias.

A solução tecnológica que apresentamos, em parceria com a Whistleblower Software, garante que a sua organização possa assegurar o cumprimento integral da legislação relativa à proteção de denunciantes, numa plataforma fácil de gerir e que garante os mais elevados padrões de compliance.

 

Plano de Subscrição:

Valores mensais – cobrados anualmente

 

  • De 0 a 49 colaboradores: € 70,00
  • De 50 a 249 colaboradores: € 80,00 
  • De 250 a 499 colaboradores: € 135,00
  • De 500 a 999 colaboradores: € 215,00
  • De 1.000 a 1.999 colaboradores: € 285,00
  • A partir de 2.000 ou mais colaboradores: contacte-nos

Dúvidas? Entre em contacto e fale connosco. Clique aqui.

Como é o processo de implementação de um sistema de proteção de denunciantes?

Na NOVA Legal, desenvolvemos um processo (Speak-UP) simples, com tudo incluído e que garante uma implementação à medida da sua organização.

Fases principais no âmbito do serviço Speak UP:

Reunião 1: Apresentação e levantamento de necessidades

Reunião 2: Proposta desenhada à medida da organização

Reunião 3: Kick-off da implementação – onboarding plataforma tecnológica e definição da equipa de gestão de denúncias, bem como do formato de arquivo e auditoria do procedimento e compliance com o RGPD.

Reunião 4: Conclusão da definição e implementação de políticas de proteção de denunciantes, documentação associada e respetivo procedimento interno e formação específica aos intervenientes principais.

O vosso canal de denúncias garante o cumprimento da lei?

Sem dúvida!

Uma solução tecnológica, segura e auditável:

Assente numa forte componente tecnológica, em parceria com a  Whistleblower Software, Aps, a solução Speak UP vai permitir:

 

  • Uma solução criptografada e segura com validação de 2 fatores
  • O denunciante pode optar pelo anonimato ou confidencialidade
  • Uma certificação ISAE 3000 na plataforma de TI associada
  • A comunicação ocorre num portal seguro alojado num data center certificado pela ISO 27001
  • Auditoria completa de todos os registos e eventos
  • Uma série de procedimentos formalizados para criar, modificar e encerrar o acesso do usuário
  • Relatórios integralmente criptografados.

Implementar um Canal de Denúncias e garatir um procedimento de proteção de denunciantes não precisa de ser complicado.

A NOVA apresenta a Speak UP

Uma solução:

  • Tudo incluído
  • À medida da sua organização
  • Preços fixos
  • Garanta a conformidade da sua organização a partir da 3a reunião com a nossa equipa

A solução tecnológica da NOVA que garante:

  • Compliance com a nova legislação
  • Processo seguro, transparente e user-friendly para os denunciantes
  • RGPD compliant
  • Custos definidos – Planos à medida

BEYOND LEGAL

Why NOVA?

We are not your regular office lawyers.
NOVA is a client-centric law firm that provides a complete legal support and anticipates your company’s needs.

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Legal Projects we’ve worked on

"NOVA Legal has been an invaluable partner to our company's operations in Portugal, providing exceptional legal services and strategic guidance that have helped us navigate local laws and achieve our business goals. "

Testimonial Item

A.T. | Legal Associate

Startup - Series A Legal Project: Global HR Restructuring

"A NOVA Legal é o arquétipo daquilo que uma start-up necessita para crescer. A inteligência de reconhecer que na área do direito é necessário descentralizar o conhecimento, apesar de ser, por vezes, difícil de entender, por parte das equipas de gestão destas pequenas empresas, é o passo correto para crescer de forma orgânica e profícua."

Testimonial Item

D.P. | Founder - CEO

Startup - Healthcare Legal Project: Equity Investment and Corporate Diligence

"Com a NOVA Legal passamos a ter na empresa uma equipa de apoio jurídico com um contacto muito próximo e direto, que nos permite abordar as operações diárias nas diversas áreas com toda a confiança, sem preocupações."

Testimonial Item

J.S. | Co-Founder - CEO

Startup – Urban Mobility Legal Project: Founders Agreement & Equity Investment

"I really appreciated how quickly NOVA Legal reviewed several legal documents and provided our Company highly qualified feedback."

Testimonial Item

S.F. | Co-Founder – CEO

Startup – SaaS Digital Transformation Legal Project: Privacy Policy and Data Protection Compliance

“O nosso crescimento, verificado nos últimos anos, implicou a garantia de contratos sólidos e claros. Num trabalho conjunto, melhoramos os nossos processos contratuais e jurídicos, num modelo em que a NOVA é visto por nós como o nosso departamento jurídico.”

Testimonial Item

A.C.P. | Co-Founder – CEO

Energy and Renewable Company Legal Project: Contract Management and Renewable Energy Advising

"We have been working with NOVA Legal since the company was established – and so far we solely experienced highly skilled and qualified advising in all legal matters. Friendly and professional at the same time – strict focus on the most relevant issues and always efficient procedures.”

Testimonial Item

H.B. | Founder – CEO

International Retail Company Legal Project: PT Company Incorporation and HR Advising

“A NOVA é para nós uma extensão da nossa empresa. A equipa a quem recorremos para tomar decisões e resolver problemas utilizando o racional do Direito moderno, dinâmico e transversal”

Testimonial Item

M.M. | Head of Finance & Control

International Retail Company Legal Project: Contract Management & International Legal Procedures

"Proximidade com o cliente e elevado rigor nos pequenos detalhes."

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J.A. | Founder - Business Development

Startup - Artificial Intelligence & Artificial Vision Legal Project: Contract Management & IP Management

"NOVA Legal's advisory is the cornerstone of our legal strategy as a tech startup since the beginning. They're diligent, responsive, always there when we need prompt legal advice and support."

Testimonial Item

A.O. | Founder – CEO

Startup - Artificial Intelligence & Artificial Vision Startup – Sustainability & Events Project: Pre seed funding e corporate restructuring

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