WE KNOW THE LAWS OF CHANGE
Canal de Denúncias
Speak UP
Porque são as empresas obrigadas a ter uma Solução de Whistleblower (Proteção De Denunciantes)?
Situações de má conduta nas empresas são, muitas vezes, identificadas pelos próprios colaboradores. Para garantir a proteção dos denunciantes, a UE aprovou a diretiva de proteção dos denunciantes (transposta para lei nacional até dezembro 2021).
Aceda aqui ao Guia Prático que preparamos para esclarecer as suas dúvidas:
Whistleblower e Canais de Denúncia: O que precisa (mesmo) de saber!
Empresas com 50 ou mais trabalhadores têm de adotar um sistema de whistleblower (canal de denúncia) que garanta:
Cumprimento legal (UE + Portugal)
Identificação de más-condutas
Proteção de colaboradores e clientes
Proteção dos valores da empresa e gestão de riscos
FAQ’s
Quem gere e implementa o esquema de denúncia?
Ao implementar e administrar um canal de denúncias, o empregador, pode optar por:
- Ser responsável pelo canal internamente.
Neste caso, deve ser selecionada uma pessoa independente da empresa (ou departamento) que recebe os alertas e se encarrega do contato com o denunciante.
Ou
- Garantir que uma entidade externa é responsável pelo canal. Será essencial garantir o conhecimento e experiência na área do Direito Laboral e RGPD, para além do domínio da própria Diretiva e Lei do Whistleblower, assegurando todos os cumprimentos legais.
Pode existir um gestor externo a "tratar" das denúncias?
Sim, desde que enquadrado com o previsto na lei.
A NOVA Legal tem uma equipa experiente que pode atuar como gestora externa da sua organização, sendo responsáveis por:
– Receber as denúncias;
– Follow-up das denúncias – no prazo legal previsto de 7 dias;
– Manter o contacto com o denunciante;
– Elaborar o relatório da denúncia – no qual recomendaremos eventuais ações a tomar pela organização.
Todo o processo é auditável e demonstrável perante as autoridades, com o apoio da NOVA Legal, garantindo a máxima isenção e o cumprimento de todas as normas e legislação aplicáveis.
Inclui, também, formação periódica aos principais intervenientes no sistema de proteção de denunciantes da organização.
O que pode ser denunciado?
As matérias abrangidas pela diretiva europeia reconduzem-se a infrações penais como a utilização indevida de meios financeiros, furto, violação de qualquer dever de confidencialidade, fraude, peculato, suborno, incluindo violações graves ou repetidas.
Assuntos relacionados com a própria relação de trabalho do colaborador, como violações de diretrizes internas, licenças médicas (baixas), ou similares, não estão, à partida, incluídas no sistema de proteção de denunciantes.
No entanto, se a denúncia se referir a situações de âmbito laboral, relacionada com, por exemplo, delitos graves ou condições do próprio local de trabalho, como seja o assédio sexual e outros conflitos graves, essa denúncia já estará coberta pela Diretiva de Proteção de Denunciantes.
É comum, refira-se, algumas empresas e organizações aproveitarem a implementação deste esquema de proteção de denunciantes, para irem mais além e utilizarem o canal como uma forma interna de gestão de riscos, condições de trabalho, segurança e mesmo expectativas e liberdade de todos aqueles que diariamente colaboram para o futuro da organização.
Como é o denunciante protegido contra eventuais retaliações?
A Diretiva sobre Proteção de Denunciantes (Whistleblower) exige a proibição total de qualquer forma de retaliação.
Uma denúncia não deve originar um tratamento desfavorável ou reações contra o denunciante.
Nem os denunciantes (ou quaisquer outros) que cumpram as condições de proteção da Diretiva podem ser objeto de retaliação, tentativa de retaliação ou ameaças de retaliação. Caso isso aconteça, os próprios denunciantes terão direito a uma indemnização por danos imateriais.
Que documentação deve ser mantida?
Antes de implementar o esquema de proteção de denunciantes, o empregador deve, pelo menos:
- Definir uma política de denúncias;
- Definir um procedimento escrito sobre como as denúncias são tratadas;
- Manter um arquivo de toda a documentação relativa à implementação do sistema de proteção de denunciantes para eventuais processos de validação
Se a empresa optar por um gestor externo do sistema de denúncias, deverá garantir que este cumpre os requisitos da legislação respetiva. Será importante, por exemplo, garantir que como o fornecedor externo, irá processar correta e legalmente os dados recolhidos no âmbito das suas funções.
Quais os custos de implementação?
Planos (e custos) ajustados à sua organização:
A Speak UP oferece diferentes planos para a implementação, acompanhamento e gestão de sistemas de proteção de denunciantes.
A equipa Speak UP está focada em proporcionar uma implementação simples, rápida e com um custo fixo e previsível.
1. Implementação do esquema de proteção de denunciantes:
Definição de um esquema de proteção de denunciantes desenhado especificamente para a organização em causa que inclui todos os procedimentos e documentação legalmente necessária, como sejam: política de proteção de denunciantes e procedimento interno de proteção de denunciantes, bem como definição da equipa de gestão de denúncias e respetivas responsabilidades.
Inclui formação aos colaboradores-chave e validação da conformidade com a política de proteção de dados pessoais em vigor na organização e ainda a integração das políticas e definição das mesmas no Canal de Denúncias.
Valor único (one time fee): a partir de € 1.200,00 + IVA
2. Plataforma tecnológica – gestão de denúncias.
A solução tecnológica que apresentamos, em parceria com a Whistleblower Software, garante que a sua organização possa assegurar o cumprimento integral da legislação relativa à proteção de denunciantes:
Valor mensal – plano de subscrição (+ IVA à taxa legal):
- Empresas e organizações com 0-49 funcionários: a partir de € 80,00 /mês
- Empresas e organizações com 50-249 funcionários: a partir de € 100,00 /mês
- Empresas e organizações com 250-499 funcionários: a partir de € 130,00 /mês
- Empresas e organizações com 500-999 funcionários: a partir de € 170,00 /mês
- Empresas e organizações com mais de 1000 funcionários: contacte-nos
Como é o processo de implementação de um sistema de proteção de denunciantes?
Na NOVA Legal, desenvolvemos um processo (Speak-UP) simples, com tudo incluído e que garante uma implementação à medida da sua organização.
Fases principais no âmbito do serviço Speak UP:
Reunião 1: Apresentação e levantamento de necessidades
Reunião 2: Proposta desenhada à medida da organização
Reunião 3: Kick-off da implementação – onboarding plataforma tecnológica e definição da equipa de gestão de denúncias, bem como do formato de arquivo e auditoria do procedimento e compliance com o RGPD.
Reunião 4: Conclusão da definição e implementação de políticas de proteção de denunciantes, documentação associada e respetivo procedimento interno e formação específica aos intervenientes principais.
O vosso canal de denúncias garante o cumprimento da lei?
Sem dúvida!
Uma solução tecnológica, segura e auditável:
Assente numa forte componente tecnológica, em parceria com a Whistleblower Software, Aps, a solução Speak UP vai permitir:
- Uma solução criptografada e segura com validação de 2 fatores
- O denunciante pode optar pelo anonimato ou confidencialidade
- Uma certificação ISAE 3000 na plataforma de TI associada
- A comunicação ocorre num portal seguro alojado num data center certificado pela ISO 27001
- Auditoria completa de todos os registos e eventos
- Uma série de procedimentos formalizados para criar, modificar e encerrar o acesso do usuário
- Relatórios integralmente criptografados.
Estabelecer um esquema de proteção de denunciantes não precisa de ser complicado.
A NOVA apresenta a Speak UP
Uma solução:
- Tudo incluído
- À medida da sua organização
- Preços fixos
- Garanta a conformidade da sua organização a partir da 3a reunião com a nossa equipa
A solução tecnológica da NOVA que garante:
- Compliance com a nova legislação
- Processo seguro, transparente e user-friendly para os denunciantes
- RGPD compliant
- Custos definidos – Planos à medida
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